O departamento pessoal, também conhecido como DP, é aquela área da empresa que fica responsável por gerir os funcionários. O pagamento de salários, agendamento de férias e o cumprimento da jornada de trabalho são algumas das muitas atribuições dessa área, que é fundamental para o bom funcionamento de uma organização.
Mas será que você conhece todas as rotinas de departamento pessoal? Continue lendo para descobrir!
Admissão e documentação dos funcionários
Quando você contrata um novo colaborador, existe uma etapa importante entre a entrevista final e o primeiro dia de trabalho: é a documentação dos funcionários. Quem prepara essa papelada (ou arquivos digitais, dependendo da empresa) é o DP, fazendo a anotação na carteira de trabalho e preparando o contrato de admissão.
Esse processo é fundamental para que a empresa respeite a legislação trabalhista. Além disso, contribui para que o funcionário se sinta bem-vindo na empresa, o que influencia na produtividade dele.
Desligamentos
Da mesma forma, quando um funcionário é demitido ou decide sair da empresa, o departamento pessoal providencia o contrato de rescisão e os pagamentos necessários. Assim como na contratação, o departamento pessoal garante que o colaborador tenha seus direitos respeitados.
Algumas empresas têm implementado entrevistas quando um funcionário é demitido ou sai da empresa. Isso ajuda a avaliar a experiência que teve na organização para implementar melhorias no futuro.
Controle da jornada de trabalho
Um mau gerenciamento da frequência dos funcionários pode levar a irregularidades e a passivos trabalhistas, além de horas extras desnecessárias. Por isso, também é papel do DP administrar o número de horas trabalhadas pelos colaboradores, registrando-as e integrando essas informações com o pagamento.
Para ajudar nesse trabalho, aliás, já existem no mercado ferramentas que trabalham integradas ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Esse tipo de solução é vantajosa porque oferece ao departamento pessoal mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Conheça mais sobre ele aqui.
E, se você tem dúvidas sobre jornada de trabalho, baixe nosso mini guia sobre gestão e práticas trabalhistas.
Folha de pagamento
A folha de pagamento dos funcionários é mais complicada do que parece. Esse processo envolve não só o salário como também outras variáveis, como 13º, férias, INSS, FGTS e outros descontos. Para que os cálculos sejam corretos, o DP precisa gerenciar essas informações.
Muitas empresas pequenas contam com um escritório de contabilidade, que é contratado para cuidar da folha de pagamento. Nesses casos, o papel do departamento pessoal é mais o de enviar as informações sobre os colaboradores para o contador calcular os impostos e outras deduções.
Se você precisa de ajuda para calcular os custos de mão de obra da sua empresa, aproveite para baixar nossa planilha de cálculo de encargos trabalhistas.
Férias e licenças
As férias são não só um direito como um período muito aguardado pelos funcionários. É por isso que planejá-las exige bastante organização, de forma que os colaboradores tenham seus dias de descanso nos dias requisitados sem prejudicarem as operações.
É papel do departamento pessoal administrá-las, assim como atestados, licença maternidade e outros tipos de afastamento do trabalho, integrando-os com a folha de pagamento.
Impostos e outras contribuições
O pagamento de impostos é uma obrigação das empresas, e o departamento pessoal cuida disso para evitar irregularidades. Também faz o pagamento de convenções coletivas, dentre outras taxas e contribuições.
Mudanças na legislação trabalhista
Acompanhar as mudanças na legislação trabalhista, especialmente as da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), também é papel do departamento pessoal, que pode, assim, aplicar as mudanças na rotina da organização e tirar as dúvidas dos funcionários.
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