Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é uma forma de evitar multas e processos trabalhistas. Comparamos as vantagens e desvantagens de duas maneiras de fazer esse controle
Quem tem empresa com mais de 10 colaboradores já sabe: é obrigatório, pela legislação trabalhista, fazer o controle da jornada de trabalho de alguma forma.
Para isso, há uma série de métodos para escolher. Do antigo ponto manual aos modernos softwares de marcação de ponto, passando por ponto mecânico e pelo biométrico, o empresário tem muitas possibilidades. O mais importante é não deixar de fazer o controle, uma falha que pode acarretar em multas e passivos trabalhistas.
Se você está em dúvida entre qual forma de controle de ponto escolher, neste post vamos comparar as vantagens e desvantagens de duas delas: o ponto eletrônico e o ponto manual. Confira!
Conhecendo o ponto manual
O ponto manual é uma das formas mais antigas e econômicas de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores. Nele, as horas podem ser anotadas no livro ponto, ou no cartão ponto, folhas específicas para esse fim que são distribuídas aos funcionários. É preciso registrar nele os horários de entrada, intervalos, saída, fins de semana e feriados.
Vantagens e desvantagens do ponto manual
À primeira vista, o ponto manual pode parecer prático e barato, afinal sua adoção é rápida e as anotações são feitas pelos próprios colaboradores. E, realmente, por esses motivos, ele pode funcionar para empresas pequenas.
O problema é que o tempo e o dinheiro que você ganha ao adotá-lo, acaba perdendo na hora de conferir as marcações dos colaboradores. Folhas ponto estão sujeitas a fiscalização de órgãos trabalhistas do governo, por isso precisam ser conferidas pelo departamento pessoal. Pense bem: será que essa mão de obra não poderia estar sendo usada em funções mais estratégicas para a empresa?
E, mesmo que a conferência seja minuciosa, ainda assim está sujeita a erros humanos. O colaborador que preenche a folha, por sua vez, está sujeito à rasuras e talvez precise copiar toda a marcação para uma folha nova.
Outro problema do ponto manual é a descentralização das informações. Com ele, as informações que dizem respeito ao cumprimento da jornada ficam separadas de outros dados como solicitação de férias, atestados que comprovem faltas, dentre outros. Reuni-los pode acarretar em mais perda de tempo.
Por fim, é importante citar a dificuldade de armazenar as folhas de ponto manual. Por mais que pareçam simples, esses papéis são necessários caso seja preciso comprovar algo aos órgãos fiscalizadores. Mas armazená-los somente no ambiente físico requer espaço e deixa os documentos sujeitos a imprevistos como incêndios, alagamentos, infiltrações, perdas, roubos, dentre outros danos.
Como funciona o ponto eletrônico
Ponto eletrônico é um sistema que permite que fiscais do trabalho baixem as informações de jornada de trabalho dos colaboradores por meio de uma porta USB.
Empresas que adotam um sistema de ponto eletrônico precisam estar de acordo com duas portarias do Ministério do Trabalho: a 1510/2009 e a 373/2011. O equipamento utilizado precisa ser homologado pelo órgão.
De acordo com a portaria 1510, o sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar com fidelidade as marcações dos colaboradores. Elas não podem ser desvirtuadas de forma alguma. A portaria também proíbe restrições de horário para marcar o ponto, marcação automática, dentre outros problemas.
Já a portaria 373/2011 foi lançada dois anos depois para atualizar a anterior. Ela trouxe mudanças como autorização do registro de ponto alternativo por empresas, desde que com a autorização em acordo coletivo pela categoria afetada.
Vantagens e desvantagens do ponto eletrônico
Para os empresários, seguir essas portarias pode parecer mais uma burocracia no cotidiano. Mas elas beneficiam tanto colaboradores quanto empresa, pois tornam mais difícil a fraude de informações.
Um dos principais benefícios do ponto eletrônico é o envio automático de informações para o departamento pessoal. Assim, não é preciso conferir colaborador por colaborador, o que permite que a equipe ganhe tempo. Isso também reduz erros, tanto no processamento das informações quanto no preenchimento da folha pelo colaborador.
Além disso, as informações ficam reunidas num só lugar, e é possível integrá-las com outros dados, como pedidos de férias, folgas, holerite e mais. O controle da jornada também ganha segurança, pois os arquivos ficam armazenados digitalmente, evitando perdas e danos.
Uma desvantagem do ponto eletrônico é que, na hora de implementá-lo, é necessário investir em equipamento homologado e pode ser preciso treinar os colaboradores. Mas, com todos os benefícios que citamos aqui, sem dúvida esse investimento acaba se pagando em pouco tempo.
Sendo assim, fica fácil concluir: o melhor é investir em uma ferramenta mais moderna de controle de ponto.
Outras opções de controle de jornada de trabalho
Além do ponto manual e do ponto eletrônico, existem outras possibilidades de controle de jornada ainda mais atuais. Uma delas é o ponto online, que permite que o colaborador faça a marcação de qualquer lugar, atendendo a demandas do mundo atual, como o home office.
Uma das principais vantagens de uma ferramenta de ponto online é permitir a integração com outros softwares, o que torna o trabalho ainda mais otimizado. Uma dessas ferramentas é o software de controle efetivo da jornada, que funciona assim:
- O colaborador registra o início da jornada de trabalho no computador, liberando a máquina
- Na hora de intervalos, é preciso fazer o mesmo
- Quando a jornada encerra (após 6h ou 8h, por exemplo), o computador é bloqueado
- Para realizar horas extras, é necessário solicitá-las ao gestor e ao departamento pessoal
Dessa forma, os colaboradores são influenciados a aproveitarem melhor as horas de trabalho, o que reduz horas extras e, por consequência, as despesas do seu negócio. Também dificulta que o colaborador esqueça de bater o ponto. Dessa forma, a tendência é reduzir os passivos trabalhistas.
Com esse tipo de ferramenta, todos saem ganhando: a empresa reduz despesas e evita passivos, e os colaboradores são mais produtivos e garantem seu tempo de descanso, ganhando mais qualidade de vida.
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