O departamento pessoal é uma área estratégica dentro da empresa e tornar sua gestão eficiente é crucial. É ela, afinal, a responsável por cuidar dos benefícios e processos relativos aos funcionários, que por sua vez são os ativos mais valiosos de uma organização. E como valorizar os colaboradores é uma tendência atual, o DP tem ganhado ainda mais importância.
Acontece que esses processos pelos quais DP é responsável são muitos — contratação, desligamento, pagamento de salários e benefícios, programação das férias, só para citar alguns — e, caso o departamento pessoal não tenha uma boa gestão, toda a empresa pode acabar sendo prejudicada, por consequência. Organizar bem as atividades do departamento pessoal e geri-los de forma eficiente e responsável é a melhor saída.
Cuide dos arquivos
Uma das atribuições do departamento pessoal é cuidar dos arquivos dos colaboradores, armazenando com cuidado os documentos de admissão e desligamento, que podem ser necessários no futuro, no caso de passivos trabalhistas, por exemplo. Nesse sentido, boas práticas consistem em guardar os impressos necessários de forma organizada e digitalizar o que for possível, para que tudo fique guardado de maneira mais segura.
Tenha metas definidas
O departamento pessoal, assim como outras áreas, como vendas, precisa ter objetivos a alcançar. Essa é uma maneira de saber se a área está sendo eficiente de fato e de encontrar pontos de melhoria, além de provar o valor do DP para o restante da empresa e para a diretoria.
As funções do departamento pessoal podem ser, uma a uma, relacionadas com metas. Entregar documentos mais rapidamente, ser mais ágil na gestão de benefícios como plano de saúde e vale refeição, dentre outras. Só é interessante que essas metas sejam tangíveis, com números bem definidos, quando possível. Assim fica mais fácil tornar a gestão do dp mais eficiente.
Faça pesquisas de satisfação
O departamento pessoal é uma área que entra em contato com toda a empresa. Por isso, uma maneira de avaliar a qualidade dos serviços prestados é fazendo pesquisas de satisfação com a equipe. Esse tipo de formulário pode ser enviado por email para ser respondido anonimamente, o que leva poucos minutos para ser feito. É uma ação que oferece ao DP um bom panorama de como os funcionários veem o trabalho da área e do que pode ser melhorado.
Esteja por dentro da legislação
Uma gestão eficiente e responsável do departamento pessoal também inclui uma equipe de DP bem informada sobre as mudanças na legislação que dizem respeito à área. As alterações recentes na legislação trabalhista são um exemplo, assim como as novidades trazidas pelo eSocial, que exigiram bastante do departamento pessoal.
Estar por dentro dessas novidades e implementá-las a tempo faz toda a diferença para evitar problemas da empresa com a legislação. Aqui, contar com uma assessoria jurídica também é importante.
Use um software de gestão do departamento pessoal
Como o departamento pessoal, além de se comunicar com diferentes áreas, também é responsável por atividades diversas, é preciso ter cuidado para o cotidiano de trabalho da área não virar uma bagunça.
A melhor maneira de fazer isso é usando um software de gestão de departamento pessoal. Ele facilita a comunicação com outras áreas da empresa e ajuda a automatizar atividades, como o envio da folha de pagamento, e permite que os colaboradores solicitem férias, obtenham comprovante de renda, dentre outras ações, sem falar com alguém da área. Assim, sobra mais tempo para atividades mais estratégicas para o DP.
Utilize a tecnologia para fazer o registro de ponto
Você ainda utiliza métodos antigos de registro de ponto, como marcação em papel ou ponto mecânico? Saiba que isso pode onerar o departamento pessoal e deixar a área suscetível a falhas humanas na hora de fazer cálculos, o que no futuro pode acarretar em passivos trabalhistas.
O mais indicado, portanto, é usar ferramentas mais modernas, como os softwares de ponto online. Essas ferramentas são mais baratas e fáceis de implementar e não requerem máquinas específicas. O colaborador consegue bater o ponto diretamente do computador ou celular. As informações ficam armazenadas com segurança na nuvem e relatórios são gerados e baixados com facilidade, deixando ainda mais tempo livre para a área focar na estratégia.
Faça um controle efetivo da jornada de ponto
Adotar uma ferramenta mais moderna de marcação de ponto é importante, mas o departamento pessoal pode ir além, fazendo um controle efetivo da jornada e evitando o excesso de horas extras, por exemplo, que representam um custo alto para empresas.
Para isso, o melhor é contar com um software de controle efetivo da jornada de ponto. Ele funciona integrado ao seu software de ponto. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
A ideia é promover um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida.
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
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