Gerenciar a folha de pagamento é essencial para manter a saúde financeira e a competitividade da empresa. Afinal, esse é um dos principais custos fixos que negócios têm. E, além de uma exigência da legislação, o pagamento em dia é o principal responsável por manter os funcionários motivados na empresa e a produtividade em alta.
Ainda assim, muitos empresários ainda pecam na gestão da folha de pagamento, o que pode levar a um descontrole financeiro, a passivos trabalhistas e até a inviabilizar a operação da empresa. Por isso, na hora de gerenciar a folha de pagamento da empresa, é importante ficar atento a alguns pontos. Conheça os principais:
1. Faça pagamentos programados e padronizados
Não confie na própria memória. O melhor é fazer pagamentos programados e padronizados para garantir que nenhum colaborador seja esquecido ou que o pagamento atrase. Além de automatizar uma ação repetitiva e pouco produtiva, permite fazer a gestão dos gastos, gerando relatórios.
É importante fazer essa movimentação com uma conta específica, separada das demais despesas. Isso é mais seguro em caso de fiscalizações de órgãos trabalhistas, além de ser mais organizado. Permite ainda ver de forma mais ampla os gastos com remuneração.
2. Atualize os dados dos colaboradores
As informações sobre seus colaboradores podem mudar constantemente: seja o endereço, cargo, estado civil, dependentes. É importante mantê-los atualizados, principalmente depois das mudanças trazidas pelo eSocial. Os órgãos fiscalizadores podem inclusive aplicar multas às empresas que não enviarem todas as informações ao governo.
3. Defina cargos e salários
Manter os funcionários motivados e a empresa longe de passivos trabalhistas exige também uma política de remuneração justa. Por isso, é importante definir uma estrutura com cargos e salários para os colaboradores saberem que nível se encontram e onde podem chegar, além das suas gratificações e benefícios. Isso também facilita o cálculo da folha de pagamento.
4. Faça o controle das horas trabalhadas
Controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores é essencial para que a quantia paga aos colaboradores seja fiel às horas trabalhadas de fato. Além disso, o controle do ponto é obrigatório a todas as empresas que têm mais de dez funcionários, seja por registro mecânico, eletrônico ou digital. Dessa forma, pode-se controlar os horários de entrada, saída, faltas, intervalos, dentre outros. E, a partir dessas informações, calcular o valor pago aos funcionários.
Vale ressaltar que, dentre as opções disponíveis atualmente, a mais prática é o ponto digital, que permite ao departamento pessoal gerar relatórios facilmente, e ao colaborador fazer o registro do ponto de qualquer dispositivo. Além disso, é possível integrá-lo com outras ferramentas.
5. Guarde os documentos de forma organizada
A boa gestão da folha de pagamento também passa pelo que é feito depois de o pagamento ser realizado de fato. Armazenar os holerites de maneira segura e organizada vai evitar problemas futuros, caso precise comprovar os pagamentos. Por isso, é indicado manter uma cópia impressa, caso ainda as utilize, e uma digital desses papéis. Outros documentos de contratação e desligamento também devem ser mantidos.
6. Lembre dos benefícios adicionais
Nem só do salário de fato se faz a folha de pagamento. Benefícios como FGTS, INSS e décimo terceiro salário são previstos na legislação e precisam ser pagos pela empresa. Outros, no entanto, como adicional noturno e hora extra, devem ser acrescentados na folha de pagamento. É papel do departamento pessoal fazer esse pagamento de forma correta.
7. Desestimule as horas extras
Alguns desses benefícios adicionais, como as horas extras, podem representar um grande custo para a empresa, caso não sejam controlados adequadamente. Por isso, cabe também aos gestores, em conjunto com o departamento pessoal, desestimularem essa prática, exceto em casos realmente necessários.
Mas como fazer isso? Uma alternativa é fazer bom uso da tecnologia. É possível usar softwares para desestimular a prática de horas extras e influenciar os colaboradores a aproveitarem bem o tempo da jornada fixa de trabalho.
Um desses softwares é o Scua Logon, ferramenta de controle efetivo da jornada de ponto que funciona integrado ao seu software de ponto digital. Ao utilizá-lo, o colaborador só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina também pode ser bloqueada.
Essa é uma maneira de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida.
Mas, caso as horas extras sejam realmente necessárias, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração.
Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente. Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
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