A automatização de processos tem sido a saída encontrada por muitas empresas que buscam mais produtividade e eficiência. Se a automatização já foi motivo de temor por parte de quem a via como destruidora de empregos, hoje essa estratégia é vista como uma forma de livrar-se de tarefas repetitivas e focar na estratégia.
A automatização de processos é benéfica para todas as áreas das empresas, e com o departamento pessoal não seria diferente. Nessa área, responsável pela relação da empresa com os colaboradores, a estratégia traz uma série de vantagens. Conheça as principais neste post!
Foco na estratégia
O DP é conhecido por focar a energia em questões burocráticas da empresa: contratações, desligamentos, pagamento de benefícios. Mas não é só isso: a área pode ir além e focar, também, na estratégia. E automatizando algumas tarefas repetitivas certamente sobrará tempo para isso.
Com a automatização de processos, trâmites administrativos podem ser realizados por soluções que exigem pouca ou nenhuma intervenção dos colaboradores. Um exemplo é a geração e análise da folha ponto, que pode ser feita de maneira automática usando um sistema de gestão da jornada. Os holerites, comumente entregues no formato impresso, de mesa em mesa, podem ser enviados automaticamente por email.
Processos mais ágeis
Algumas rotinas do departamento pessoal costumam demorar bastante para serem realizadas. É o caso do agendamento de férias, por exemplo. Mas não precisa ser assim. Já existem softwares no mercado que permitem automatizar as rotinas mais burocráticas do departamento pessoal.
São os chamados softwares de gestão, que, além do ponto e do holerite, que mencionamos acima, podem incluir outras funções, como marcação de férias. Também geram relatórios automaticamente, cabendo ao colaborador de DP somente a interpretação desses dados e a implementação de melhorias.
Decisões mais embasadas
Relatórios com menos falhas e mais dados embasados só podem resultar em decisões melhores. Um bom software de departamento pessoal deve fornecer informações estratégicas para os colaboradores da área, permitindo decidir sobre admissões, desligamentos, benefícios, férias a vencer e mais.
Se você ainda usa planilhas ou mesmo anotações no papel, lembre-se de, além de esses processos prejudicarem a produtividade, reduzem a confiabilidade dos esses dados,que estão sujeitos a falhas humanas.
Menos erros de operação
Diminuir os erros operacionais, aliás, é um dos trunfos da automatização de processos, já que, com ela, o volume de trabalho repetitivo diminui. Erros podem gerar altos custos e estresse, já que será preciso fazer o trabalho novamente. Além disso, são grandes matadores de produtividade.
Por isso, é melhor deixar o trabalho que pode ser automatizado a cargo de softwares especializados, liberando a equipe para funções mais estratégicas e criativas. Sem dúvida os colaboradores se sentirão mais valorizados!
Custos reduzidos
Ter um time de departamento pessoal eficiente acarretará também na redução de custos, já que não será preciso refazer o trabalho por conta de erros ou contratar mais pessoas para darem conta de tudo que precisa ser feito.
Uma maneira de reduzir custos por meio da automatização de tarefas no departamento pessoal é, também, usando um software de controle efetivo da jornada de trabalho. Essa ferramenta funciona integrada ao seu software de ponto e, com ela, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
A ideia é promover um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida. Se você tem interesse em conhecer um software desse tipo, confira o Scua Logon. Clique aqui e saiba mais!
Em resumo, automatizar processos trará mais produtividade, eficiência e redução de custos para sua empresa. Planeje bem o processo e conte com boas ferramentas para isso, avaliando aquelas que se adequam ao seu departamento pessoal. Bom trabalho!
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