Gerir o tempo dos colaboradores é um desafio encontrado por gestores de empresas de todos os portes. Afinal, até que ponto o gestor deve interferir em como o colaborador usa o seu tempo? Como encontrar tempo para fazer a gestão de tempo em meio a tantas atividades? E qual o papel do departamento pessoal nisso tudo?
O que é gestão de tempo
Gestão de tempo consiste em organizar e planejar o tempo disponível, dividindo-o entre as tarefas que se precisa realizar. Fazer uma boa gestão de tempo exige ser eficaz, e não necessariamente estar ocupado o tempo todo começando diversas tarefas e não concluindo nenhuma, por exemplo.
É por isso que a gestão de tempo envolve algumas regras, como gastar o tempo com as tarefas certas, saber priorizar atividades e fazer mais em menos tempo. É um hábito que traz benefícios para todas as partes envolvidas: diminui o estresse do gestor e da equipe; permite saber com antecedência as tarefas que devem ser realizadas, prevenindo-se contra os incêndios; diminui o retrabalho; melhora a qualidade de vida de todos.
5 dicas para sua equipe aproveitar melhor o tempo de trabalho
Se você já se convenceu da importância de fazer uma boa gestão de tempo, conheça algumas práticas para ensinar aos seus colaboradores.
1. Priorização de tarefas
Saber priorizar tarefas é algo necessário para toda pessoa que deseja ser produtiva no ambiente de trabalho. Atividades urgentes, que precisam ser feitas “para ontem” são comuns nas empresas. Mas, quando tudo é prioridade, nada acaba sendo priorizado de fato.
Por isso, estimule o colaborador a fazer o exercício de olhar para as tarefas que precisa realizar e identificar as mais importantes. São essas que precisam ser feitas primeiro, assim que chegar à empresa. Uma ideia é fazer uma lista das atividades em ordem decrescente de prioridade, e então começar pelo topo.
2. Definição de prazos
Outro hábito a ser cultivado pelos gestores é a definição de prazos para as entregas. Isso porque, quando não há um prazo, a entrega pode se arrastar indefinidamente. Colocar uma data, por outro lado, é uma boa maneira de ensinar a gestão de tempo aos colaboradores, que podem se organizar para realizar as tarefas dentro do tempo estipulado.
3. Foco
Em tempos de notificações a todo momento, muito se fala na necessidade de ter foco. Embora haja dezenas de livros no mercado sobre o assunto, uma maneira de começar é escolhendo uma atividade (como aquela do topo da lista de prioridades) para focar.
Ser multitarefa pode gerar ansiedade e, ao final do expediente, o colaborador pode ter aquela sensação de que começou diversas tarefas, mas não concluiu nenhuma. Por isso, estimule sua equipe a fazer somente uma tarefa por vez. Fechar o email e deixar somente aberta somente a aba do navegador em que está trabalhando aberta também pode ajudar.
4. Tecnologia
A tecnologia é sua aliada na hora de ensinar a gestão de tempo aos seus colaboradores. Conte com aplicativos de agenda e gerenciadores de tarefas, que vão facilitar a vida de todos. Assim, você pode acompanhar a realização das tarefas pelo computador ou celular. Alguns exemplos são o Trello, para fazer listas, e o Todoist, para lembrar das tarefas cotidianas.
5. Monitoramento
Além de softwares de produtividade, há uma outra ferramenta com que você pode contar: os softwares de monitoramento. Eles monitoram as tarefas que são realizadas pela equipe de perto enquanto o gestor pode focar em tarefas mais estratégicas.
Os softwares que fazem um controle efetivo da jornada de trabalho ajudam a saber como o trabalhador usa suas horas no computador: os sites que visita, os aplicativos que usa etc. Também permitem controlar o acesso do colaborador ao computador da empresa, limitando-o aos horários de trabalho, e limitam as horas extras, que precisam ser pré-aprovadas pelo gestor para que possam ser realizadas.
Scua Logon
O Scua Logon é um software de controle efetivo da jornada de ponto que funciona integrado ao seu software de ponto. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Nosso software estimula um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida.
Mas, caso as horas extras sejam realmente necessárias, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração.
Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente. Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
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