Ter mais produtividade e aproveitar ao máximo a mão de obra dos colaboradores é desejo de muitas empresas. Ainda bem que, atualmente, já se pode contar com algumas ferramentas que ajudam nesse trabalho. Nesse caso, não estamos falando de uma invenção tecnológica, mas do timesheet, técnica que permite ao gestor supervisionar as atividades da equipe.
Veja neste post o que é timesheet e como ele funciona:
O que é timesheet?
O timesheet, ou quadro de horários, é uma ferramenta utilizada para indicar quanto tempo cada colaborador trabalhou.
Ele costuma ser dividido por semanas e pode ser feito de diversas maneiras, desde o mais clássico, no papel, até planilhas de Excel ou softwares voltados a essa finalidade. Contadores online gratuitos, como o Toggl, também auxiliam. Essas anotações podem ser feitas de maneira retroativa, após a realização das atividades, ou em tempo real.
Analisar as horas escritas no timesheet oferece dados relevantes para a empresa, que pode avaliar duração e custo dos projetos, ajudando na precificação e em orçamentos.
Esse sistema costuma ser adotado quando o gestor precisa diminuir custos e supervisionar mais de perto as atividades dos funcionários. A relação se torna mais transparente, deixando mais claro para a equipe o tempo livre que possui.
Mas, como você já deve imaginar, seria desperdício de tempo ou mesmo impraticável que o gestor observasse de perto a atividade realizada por cada funcionário, anotando quando ele começou e quando terminou cada uma delas. É por isso que é preciso contar com a idoneidade da equipe, que fará o preenchimento.
Cuidados na hora de implementar o timesheet
Implementar um sistema de controle de horários como o timesheet pode trazer dúvidas ou desconforto para a equipe, que se sente pressionada. Por isso, é importante ter transparência e educar os gestores para que não façam abuso de autoridade com essa ferramenta.
Mostrar aos funcionários que a ferramenta pode trazer benefícios para eles também é uma boa forma de fazer isso, já que se tornarão mais produtivos e não precisarão fazer horas extras nem levar trabalho para casa. O fato de as notas serem feitas pela equipe também ajuda os colaboradores a confiarem mais no sistema.
Sistema de controle efetivo da jornada de ponto
Além do timesheet, outra maneira de estimular a produtividade dos seus colaboradores é utilizando um software de controle efetivo da jornada de ponto. Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Trata-se de uma solução vantajosa porque oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema de ponto da sua empresa. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
Conheça mais sobre o Scua Logon.
