Toda área que vive de hora extra tem, em algum lugar, um pedido de vaga que não andou. Quase sempre ele parou numa comparação torta, entre o salário do novo colaborador e a rubrica de hora extra do holerite. Nessa comparação, a hora extra parece sempre a opção mais barata.
Na escolha entre hora extra ou contratar funcionário, a comparação que decide é outra. Ela coloca o custo real da hora extra recorrente da área inteira contra o custo completo de uma contratação. No exemplo deste artigo, com salário de R$ 4.000, a conta vira por volta de 122 horas extras por mês na área. Só que um contratado de 44 horas semanais entrega perto de 190 horas no mês. Ou seja, a hora extra estrutural paga uma vaga inteira muito antes de somar uma jornada inteira.
O resto deste guia mostra como separar hora extra estrutural de pico de demanda e como montar as duas contas sem deixar custo de fora. Mostra também como o RH leva esse caso ao financeiro na linguagem que o financeiro usa para decidir, que é a de caixa.
Hora extra estrutural ou pico de demanda
Hora extra de pico acompanha um evento, como fechamento de trimestre, safra, implantação de cliente grande ou Black Friday. Ela chega, pesa por algumas semanas e vai embora. Nesse caso, pagar hora extra costuma ser a decisão certa, porque evita custo fixo para uma demanda que passa.
Já a hora extra estrutural tem outro desenho. Ela aparece todo mês, na mesma área, quase sempre com as mesmas pessoas, e nenhuma sazonalidade explica o volume. Ela é sintoma de dimensionamento de equipe, e por isso aprovação mais rígida, sozinha, não resolve quando a demanda é real.
Como critério de partida, vale tratar como estrutural a hora extra que aparece em pelo menos nove dos últimos doze meses na mesma equipe. É um corte de trabalho e não uma regra legal, então cada empresa pode ajustá-lo à própria sazonalidade.
Antes de começar, três insumos precisam estar na mesa.
- Registro de jornada de seis a doze meses, confiável e separável por área ou centro de custo.
- A folha com a rubrica de hora extra por colaborador, para conferir o que foi efetivamente pago.
- A convenção coletiva da categoria, que pode fixar adicional acima dos 50% previstos na Constituição.
O primeiro item é onde a maior parte das empresas trava. Com ponto manual ou planilha do RH, a hora extra chega ao fechamento só como um total do mês. Sem área, motivo e aprovador registrados em cada ocorrência, não dá pra distinguir pico de estrutura com segurança.
A conta lado a lado
O exemplo usa uma área de oito pessoas, com salário de R$ 4.000 e jornada de 44 horas semanais. Cada uma faz 20 horas extras por mês, todo mês, há dois anos, o que soma 160 horas extras na área. As premissas seguem as do artigo sobre o custo real da hora extra descontrolada, com mês de 25 dias úteis e 5 de repouso.
Do lado da hora extra, a conta mensal da área se decompõe em cinco linhas.
- Hora normal de R$ 18,18 e hora extra de R$ 27,27, com o adicional mínimo de 50%.
- Rubrica de 160 horas no valor de R$ 4.363,20, que é o número que aparece no holerite.
- Reflexo no descanso semanal remunerado de R$ 872,64 sobre essas horas.
- Provisões de 13º e de férias com um terço somando R$ 1.018,08.
- FGTS de 8% sobre o total, R$ 500,31, fechando em R$ 6.754,23 por mês.
Do lado da contratação, o mesmo salário de R$ 4.000 recebe as mesmas provisões de 13º e férias e o mesmo FGTS de 8%. O total fica em R$ 5.160 por mês antes de benefícios.
A diferença passa de R$ 1.590 por mês, perto de R$ 19 mil no ano. Desse valor saem os benefícios da nova pessoa, como vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde, que variam muito de empresa para empresa. Por isso, em vez de um número fechado, vale levar ao financeiro o ponto de virada.
É o volume mensal de hora extra na área a partir do qual pagar hora extra fica mais caro que contratar. Vale para salário de R$ 4.000, antes de benefícios. Cada R$ 422 de benefício mensal por pessoa empurra esse ponto cerca de 10 horas para cima.
Simulação da Scua com as premissas deste artigo, antes de encargos previdenciários patronais.O ponto de virada sai de uma divisão: o custo mensal completo da vaga pelo custo real de uma hora extra. No exemplo, cada hora extra custa R$ 42,21 depois dos reflexos, então R$ 5.160 divididos por esse valor dão as 122 horas.
A contribuição previdenciária patronal ficou fora das duas contas de propósito. Para empresas que recolhem sobre a folha, ela incide tanto na hora extra quanto no salário da nova pessoa. Ela encarece os dois lados e quase não mexe no ponto de virada. O que muda bastante é o valor absoluto que o financeiro vai enxergar.
Como o RH leva essa conta ao financeiro
O caso que convence o financeiro é curto, comparável e mostra a transição, não só o resultado final. São cinco passos, e cada um tem um ponto onde a proposta costuma cair.
Use o histórico de doze meses e olhe equipe por equipe. Na média da empresa, uma área com 160 horas extras por mês desaparece dentro de uma operação de 300 pessoas. O erro aqui é chegar com um número geral, que o financeiro, com razão, lê como ruído.
Leve o valor com DSR, provisões e FGTS. Quando a empresa recolhe sobre a folha, mostre à parte o efeito dos encargos patronais. O erro clássico é apresentar a rubrica do holerite, que no exemplo representa só cerca de 65% do custo antes dos encargos.
Some salário, provisões, FGTS, benefícios e o custo de recrutamento e integração. O que costuma faltar é o tempo de rampa. Nos primeiros meses a pessoa nova ainda não absorve todo o volume, então parte da hora extra continua enquanto ela aprende o trabalho.
Mostre mês a mês quanto a área gasta hoje e quanto gastaria com a vaga, já descontada a rampa. Inclua a indenização da Súmula 291 do TST, devida quando a empresa suprime, total ou parcialmente, hora extra habitual prestada por pelo menos um ano. Numa estimativa simplificada do exemplo, com dois anos de hora extra, ela fica perto de R$ 8,7 mil para as oito pessoas, paga uma única vez.
Problema, custo atual, alternativa, ponto de virada e como a área vai medir o resultado depois da contratação. O pedido que costuma falhar é o que chega como alívio para uma equipe cansada. O argumento é legítimo, só que o financeiro decide com número, e aqui o número está do lado do RH.
Erros comuns
O erro mais caro é contratar antes de medir a demanda real, porque parte da hora extra recorrente não nasce de volume de trabalho. Ela nasce de ausência de fronteira: o colaborador continua logado porque nada o impede, e ninguém chegou a decidir aquela hora. Antes de abrir a vaga, vale rodar um ou dois meses com aprovação prévia por níveis de alçada e trava sistêmica fora da jornada autorizada.
É nesse ponto que o Scua Logon entra no processo. Ele bloqueia o acesso ao computador fora da jornada permitida, exige aprovação registrada para cada extensão e mostra em tempo real quem está estendendo o expediente. A hora extra que sobra depois disso é demanda de verdade, e é ela que sustenta o pedido de vaga.
Outro erro frequente é tratar sazonal como estrutural. Se a hora extra se concentra em três ou quatro meses do ano, a contratação permanente cria custo fixo para um problema de calendário. Nesse caso, banco de horas bem controlado ou contratação temporária costumam caber melhor, sempre com validação jurídica.
O terceiro é prometer hora extra zero no caso apresentado. A vaga reduz a parte estrutural, mas pico continua existindo, e projetar zero enfraquece a próxima conversa com o financeiro quando o número real vier diferente.
Perguntas frequentes
Contratar uma pessoa zera a hora extra da área?
Raramente. A contratação absorve a parte estrutural quando a nova pessoa consegue fazer o trabalho que hoje gera hora extra. Ela também precisa estar escalada nos horários em que essa hora extra acontece. A hora extra de pico continua, e o caso deve projetar esse resíduo.
Qual salário usar quando a área tem salários diferentes?
Use a média ponderada de quem efetivamente faz a hora extra, e não a média da área inteira. Para o lado da contratação, use o salário previsto para a vaga, que pode ser menor que o de quem está fazendo hora extra hoje.
E se a convenção coletiva fixar adicional maior que 50%?
A hora extra fica mais cara e o ponto de virada cai, ou seja, a contratação passa a compensar com menos horas extras por mês. Refaça a conta com o percentual da convenção antes de levar ao financeiro.
A conta muda para empresa do Simples Nacional?
A contribuição previdenciária patronal tem tratamento diferente no Simples, e por isso o exemplo deixou os encargos fora das duas contas. O ponto de virada calculado antes deles continua servindo como referência, e o valor absoluto deve ser validado com a contabilidade.
O pedido de vaga volta à mesa com outra conta
O pedido de vaga que parou na comparação entre salário e rubrica pode voltar com a conta refeita. Agora a comparação é custo real da hora extra contra custo completo da contratação. Com o ponto de virada e a transição de doze meses no papel, o RH deixa de pedir alívio para a equipe. Ele passa a apresentar ao financeiro uma decisão de caixa.
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