Uma auditoria fiscal ou uma reclamação trabalhista costuma expor o mesmo problema: o sistema de ponto da empresa não segue as regras que o próprio Ministério do Trabalho estabeleceu.

É aí que a Portaria 671 entra em cena, porque foi ela quem redefiniu como o registro de jornada deve funcionar no Brasil desde 2021, substituindo a antiga Portaria 1.510/2009 e trazendo mais liberdade tecnológica, mas também mais responsabilidade para quem gerencia RH, DP e compliance.

Se a sua empresa ainda trata o controle de ponto como uma formalidade burocrática, este artigo é um bom momento para rever essa leitura. Ele cobre o que a norma exige, as três modalidades de registrador, os arquivos obrigatórios e o detalhe técnico que mais gera autuação na prática.

O que é a Portaria 671 e por que ela existe

A Portaria MTP nº 671/2021, publicada em 8 de novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência, regulamenta o registro eletrônico de ponto previsto no art. 74 da CLT. Ela não criou a obrigatoriedade do controle de jornada, que já existia, mas modernizou as regras sobre como esse controle deve ser feito.

Antes dela, a Portaria 1.510/2009 exigia equipamentos específicos e homologados, o que engessava as empresas e encarecia a adoção de novas soluções. A Portaria 671 trouxe flexibilidade tecnológica, permitindo que sistemas alternativos de controle sejam usados, desde que atendam a requisitos mínimos de segurança, integridade e disponibilidade dos dados.

Na prática, isso significa que a empresa pode escolher entre diferentes tipos de solução, mas continua tendo que garantir que o colaborador registre entrada, saída e intervalos de forma confiável e auditável.

Vale registrar que a norma não parou em 2021. Portarias complementares publicadas nos anos seguintes ajustaram leiautes de arquivos, padrões de assinatura eletrônica e prazos de adequação para desenvolvedores. Ao avaliar um fornecedor, a pergunta correta não é apenas se o sistema atende à Portaria 671 original, e sim se ele acompanha as atualizações posteriores.

Quem precisa cumprir

A obrigatoriedade do registro de jornada se aplica a estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, conforme o art. 74, § 2º da CLT. Abaixo desse número, o controle de jornada continua sendo permitido e recomendável, mas pode ser feito de forma manual ou mecânica, sem exigência de sistema eletrônico.

Há uma consequência processual que vale entender, porque ela costuma pesar mais do que a multa administrativa. A jurisprudência trabalhista consolidada na Súmula 338 do TST estabelece que a não apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo trabalhador, que pode ser afastada por prova em contrário.

Traduzindo: sem registro válido, a versão que prevalece inicialmente é a do reclamante, e cabe à empresa provar o contrário. Um sistema fora de conformidade pode ter seus registros impugnados, o que coloca a empresa na mesma posição de quem não tinha registro algum.

REP-C, REP-A e REP-P: as três modalidades previstas na norma

Este é o ponto mais técnico da portaria e também o mais confundido. A norma prevê três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto, cada um com características e requisitos próprios.

Três esclarecimentos importantes, porque é aqui que a maioria das confusões acontece.

O REP-C é o equipamento físico, não o software. Ele corresponde ao relógio de ponto tradicional, e os modelos já certificados na vigência da Portaria 1.510/2009 continuam válidos.

O REP-A não é de livre adoção. Ele substituiu a antiga Portaria 373, e sua característica definidora não é o formato, e sim a origem da autorização: ele depende de previsão em convenção ou acordo coletivo. Isso significa que seu uso está vinculado à vigência da norma coletiva que o autorizou. Encerrada a norma, encerra-se a base para o uso daquela modalidade.

O REP-P é a modalidade dos sistemas web e aplicativos. Ele precisa de certificado de registro de programa de computador no INPI, mas não depende de homologação prévia caso a caso, o que foi uma das principais aberturas trazidas pela norma.

Uma empresa pode combinar modalidades conforme a realidade de cada função. Um time comercial que atua externamente pode registrar ponto por REP-P, enquanto a portaria do estabelecimento mantém um REP-C. A ressalva permanece: qualquer uso de REP-A exige a autorização coletiva correspondente.

Os arquivos obrigatórios: AFD, AEJ e espelho de ponto

Escolher a modalidade correta é metade da conformidade. A outra metade está nos arquivos que o sistema precisa gerar, e é neles que a fiscalização costuma entrar.

O AEJ é uma criação da Portaria 671 e substituiu dois arquivos da norma anterior, o AFDT e o ACJEF.

Uma distinção que costuma ser mal compreendida: somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais. O programa de tratamento gera o AEJ e o espelho, não o AFD. Sistemas que produzem o AFD a partir de dados já tratados não atendem à norma.

Numa fiscalização, o auditor pode pedir os três e cruzá-los. O AFD mostra o que foi registrado, o AEJ mostra como a empresa tratou aquilo, e o espelho mostra o que foi comunicado ao trabalhador. Se os três não contarem a mesma história, por exemplo com marcações que existem no AFD e desaparecem do AEJ sem justificativa, a empresa terá que explicar a diferença.

Vale destacar ainda que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto não precisa ser homologado por nenhum órgão, ao contrário do que muita empresa acredita. A exigência de certificação recai sobre o REP, não sobre o programa de tratamento.

O detalhe técnico que mais gera autuação

Existe um item específico que aparece com destaque nas orientações oficiais e que raramente é mencionado em conteúdo sobre o tema: o preenchimento do horário contratual no AEJ.

A informação relativa ao horário contratual deve ser preenchida nas jornadas diárias de todos os empregados. Sua ausência está em desacordo com a Portaria 671 e sujeita o empregador à autuação pela fiscalização trabalhista.

A razão é lógica e vale entender, porque expõe como a fiscalização raciocina. O cômputo dos intervalos intrajornada e das horas extras depende diretamente do horário contratual. Sem ele, não há como verificar se o intervalo foi cumprido nem quanto de hora extra foi efetivamente gerado. O arquivo até existe, mas não permite a conferência que ele deveria permitir.

Mais do que preenchido, esse campo precisa espelhar fielmente a realidade. Horário contratual genérico, cadastrado uma vez e nunca revisado, produz um AEJ formalmente completo e materialmente inútil, que não sobrevive ao cruzamento com os demais elementos da fiscalização.

Vale a checagem prática: peça ao seu fornecedor um AEJ de amostra e verifique se o horário contratual está preenchido em todas as jornadas diárias, e se corresponde ao que está no contrato de cada colaborador.

O que muda na rotina de RH e compliance

Para quem lida com DP no dia a dia, a mudança mais sensível não é técnica, e sim de responsabilidade. A norma reforça que o empregador não pode restringir, dificultar ou fraudar o registro de jornada, e que o trabalhador precisa ter acesso simplificado ao próprio espelho de ponto.

Isso reduz a margem para práticas comuns no passado, como pedir para o colaborador ajustar o horário depois ou aceitar registros informais por mensagem. Esse tipo de gestão, além de contrariar a norma, vira prova contra a empresa em uma ação trabalhista, já que a ausência de controle rígido costuma ser interpretada a favor do trabalhador.

Há também uma obrigação de disponibilização. A norma prevê que o empregador disponibilize os arquivos eletrônicos gerados e os relatórios emitidos pelo programa de tratamento ao Auditor-Fiscal do Trabalho quando solicitados, em prazo mínimo de dois dias, a critério da fiscalização. Na prática, isso significa que a empresa precisa ter acesso ágil a esses arquivos e saber como extraí-los, e não descobrir isso no dia da fiscalização.

Onde a maioria das empresas ainda erra

Mesmo empresas com ponto eletrônico formalmente implantado enfrentam falhas recorrentes que a Portaria 671 não tolera:

• AEJ sem horário contratual preenchido, ou com horário genérico que não corresponde ao contrato
• Ausência de rotina de extração e guarda dos arquivos, descobrindo só na fiscalização que não sabe gerá-los
• Uso de REP-A sem previsão em convenção ou acordo coletivo, ou com norma coletiva já vencida
• Ajustes manuais feitos pelo RH para compensar inconsistências, sem justificativa documentada
• Falta de controle sobre horas extras não autorizadas, gerando passivo sem que ninguém perceba em tempo real
• Intervalos de almoço e interjornada desrespeitados sistematicamente, sem nenhum tipo de trava
• Ausência de visibilidade gerencial sobre quem está trabalhando fora do horário previsto

Os quatro primeiros são problemas de conformidade documental. Os três últimos são de outra natureza, e é aí que mora a limitação estrutural da norma.

Da conformidade formal à prevenção ativa

É exatamente nesse ponto que entra a diferença entre estar em conformidade com a norma e efetivamente reduzir o risco.

O problema de fundo é que o ponto eletrônico, mesmo perfeitamente adequado à Portaria 671, registra a jornada, mas não impede que ela seja extrapolada. Ele documenta o que já aconteceu. Para o Financeiro, isso significa hora extra que já virou custo. Para o Jurídico, significa prova documental de uma jornada irregular que a empresa não conseguiu evitar.

É uma distinção que vale entender por completo, porque separa duas categorias de solução: controle de ponto e gestão de jornada resolvem problemas diferentes.

O Scua Logon atua como camada complementar ao ponto eletrônico, não substituindo o registro exigido pela portaria, mas agindo antes que o problema aconteça. Ele bloqueia o acesso ao computador fora do horário de trabalho autorizado, impedindo que a hora extra não aprovada simplesmente ocorra. Além disso, gera dados auditáveis alinhados aos princípios de compliance com a CLT e oferece visibilidade em tempo real da jornada de cada colaborador, algo que o ponto tradicional, por si só, não entrega.

Essa combinação entre o registro formal exigido pela legislação e a gestão ativa da jornada é o que transforma um sistema de ponto de uma obrigação burocrática em um mecanismo real de defesa em processos trabalhistas.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre REP-C, REP-A e REP-P?

O REP-C é o registrador convencional, ou seja, o equipamento físico homologado pelo Inmetro. O REP-A é o registrador alternativo, que não exige certificação, mas só pode ser utilizado quando autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. O REP-P é o registrador por programa, um software executado em servidor dedicado ou em nuvem, com certificado de registro de programa de computador no INPI.

Toda empresa é obrigada a ter ponto eletrônico?

Não. A obrigatoriedade de registro de jornada se aplica a estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, conforme o art. 74, § 2º da CLT, e o registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico. Abaixo desse número o controle não é obrigatório, mas continua sendo altamente recomendável, porque a ausência de registro fragiliza a posição da empresa em reclamações trabalhistas.

O que são AFD e AEJ?

O AFD, Arquivo Fonte de Dados, contém as marcações brutas exatamente como foram registradas pelo REP, sem tratamento e sem possibilidade de alteração. O AEJ, Arquivo Eletrônico de Jornada, contém a jornada já tratada, com horário contratual, ausências, banco de horas e justificativas aplicadas pelo programa de tratamento. Ambos são exigidos pela Portaria 671, e somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais.

Meu sistema de ponto precisa ser homologado?

Depende do componente. O REP precisa atender aos requisitos da modalidade: homologação pelo Inmetro no caso do REP-C, e certificado de registro no INPI no caso do REP-P. Já o Programa de Tratamento de Registro de Ponto não precisa ser homologado por nenhum órgão.

O ponto eletrônico reduz as horas extras da empresa?

Não, e essa não é sua função. O sistema de ponto foi desenhado para registrar a jornada com integridade e comprová-la diante da fiscalização. Ele contabiliza a hora extra com precisão, mas não interfere no momento em que ela está sendo gerada. Reduzir horas extras exige um mecanismo de gestão ativa que atue durante a jornada, e não apenas após o registro.

Este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui orientação jurídica. A adequação do sistema de ponto deve considerar a convenção coletiva aplicável à categoria e ser validada com a área jurídica ou com o fornecedor da solução.

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