A lista de atividades das quais o departamento pessoal cuida é extensa: vai da admissão à rescisão dos colaboradores, passando pela gestão da folha de pagamento, do registro de ponto e dos benefícios. São atribuições importantes, que, por lidarem com outras áreas, garantem que a empresa funcione bem, tenha funcionários satisfeitos e passe longe dos temidos passivos trabalhistas.
Mas, apesar da grande quantidade de tarefas, em muitas empresas a área atua com número limitado de funcionários. Por isso, a saída para dar conta de tudo é criar condições mais favoráveis para o trabalho do time, ou seja, realizar a otimização do departamento pessoal. Reduzir os processos operacionais, automatizando-os, é o que muitos negócios têm feito. Além da automatização, ter organização e metas bem definidas pode ajudar. Neste post, explicamos com detalhes como otimizar as tarefas do departamento pessoal.
1. Mapeie seus processos
Se você já tem os processos do seu departamento pessoal bem mapeados, pode pular para a próxima dica. Mas, para quem quer começar do zero, o mapeamento é um bom ponto de partida. Com ele, será possível verificar se a área está passando por problemas como falta ou excesso de colaboradores, burocracias em excesso, dentre outros.
O mapeamento pode ser feito de forma periódica. No levantamento, inclua dados como todas as atividades realizadas pela área, a maneira como são executadas, os responsáveis por cada tarefa e quanto tempo leva para fazê-las. Assim, você tem um diagnóstico do que precisa fazer para melhorar o departamento.
2. Organize os documentos
Onde você acha que é mais fácil se encontrar: em uma prateleira cheia de papéis bagunçados ou em uma organizada por categoria e ordem alfabética? E, indo para o ambiente digital, o que parece mais simples: encontrar um arquivo em um computador com pastas criadas aleatoriamente, ou em uma máquina com pastas nomeadas e organizadas?
Documentos desordenados comprometem a produtividade do departamento pessoal, seja no mundo físico ou no virtual. Por isso que um passo importante para obter a otimização do departamento pessoal é organizá-los. Mantenha impresso somente o que for necessário e tenha uma cópia digitalizada dos documentos, organizados por nome e categoria. Assim você evita danos a papéis importantes e ainda ganha tempo na hora de acessá-los.
3. Defina metas
Se outras áreas da empresa, como vendas e marketing, têm metas, por que deveria ser diferente com o departamento pessoal? É como viajar com ou sem um mapa: no primeiro caso, fica bem fácil saber como e onde chegar. Da mesma forma, para saber o que é preciso fazer, eliminar e otimizar no DP, é importante definir objetivos e métricas para avaliar se eles estão sendo alcançados.
Por isso, junto com a equipe, defina indicadores para o departamento pessoal. As metas precisam ser possíveis de atingir, para acompanhar o trabalho da equipe e verificar se os resultados estão sendo alcançados. Esses objetivos podem ser divididos entre curto, médio e longo prazo e ter responsáveis e datas de início e fim.
4. Automatize seus processos
Muita gente tem calafrios quando ouve o termo automatização. Mas, se para alguns ela representa perda de empregos, para outros é uma forma de se livrar do trabalho repetitivo e focar na estratégia.
A automatização cai como uma luva no trabalho desempenhado pelo departamento pessoal, cheio de processos burocráticos. Relatórios, assinaturas, envio de folha de pagamento… Esses são alguns exemplos de atividades que demoram para ser feitas manualmente, acabam com a produtividade e que podem ser automatizadas usando boas ferramentas. Também tem outros benefícios como economia de papel, tinta e energia elétrica.
Tenha um software de gestão de pessoas
Muitas empresas já adotam softwares de gestão de pessoas atualmente. Há diversas opções no mercado, que permitem fazer em uma só ferramenta uma série de atividades da rotina de DP, como integrar dados e gerar relatórios.
Esse tipo de ferramenta costuma permitir o controle das férias dos colaboradores, um tema que pode tirar o sono de muitos gestores de departamento pessoal, caso não seja feito da forma correta. Da mesma forma, conta com gestão da folha de pagamento, um dos principais custos de uma empresa, que precisa ser calculado com precisão para evitar erros.
Adote a marcação de ponto digital
Fazer o controle de ponto é uma das atribuições do departamento pessoal. Com um bom controle, a empresa tem conhecimento da assiduidade de cada um dos funcionários. Mas fazer isso de forma manual ou mesmo com métodos mais antigos, como o ponto mecânico, é um grande desperdício de tempo.
Ainda bem que na atualidade há uma série de softwares que facilitam muito esse trabalho. Os mais modernos são os aplicativos, que permitem que o colaborador faça a marcação a partir de qualquer lugar, usando dispositivos móveis.
Controle efetivo da jornada de trabalho
Mesmo com um bom software de marcação de ponto, controlar a jornada de trabalho de forma efetiva é um desafio para o departamento pessoal. Horas extras, por exemplo, representam uma grande despesa para as empresas, caso não sejam utilizadas somente quando necessário.
Para fazer uma boa gestão da jornada e das horas extras, uma boa solução é utilizar um software de controle efetivo da jornada de trabalho. Essa ferramenta trabalha integrada ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada dos funcionários e evitando o microgerenciamento por parte dos gestores.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio. Clique aqui para conhecer mais sobre o Scua Logon.
5. Valorize seus funcionários
Ter funcionários que conhecem as melhores práticas do mercado, estão atualizados com as novas tecnologias e são produtivos é fundamental. Para isso, é importante que os colaboradores se sintam valorizados.
A empresa pode investir em treinamentos e cursos para os funcionários de DP, tornando-os mais engajados e produtivos. Colaboradores qualificados também trarão novas ideias para a área e pensarão de forma mais estratégica.
Com funcionários dedicados, organização e as ferramentas certas, as tarefas do departamento pessoal podem ser otimizadas de forma a tornar a área cada vez mais relevante para a empresa. Dessa forma, o negócio cumpre suas obrigações trabalhistas e evita passivos, ao mesmo tempo que os colaboradores de todas as áreas se sentem valorizados e satisfeitos.
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