Passivo trabalhista pode ser definido como as dívidas que um empregador adquire quando não cumpre com suas obrigações legais ou não recolhe encargos. São incluídos nessa conta causas comuns como reclamações trabalhistas e fiscalizações do Ministério do Trabalho e do INSS, por exemplo.
Como representa um risco para a saúde financeira das empresas, evitar passivos trabalhistas é um desejo comum. Logo, a questão está presente em organizações de todos os tamanhos, principalmente nas áreas operacionais. Por conta disso, o passivo trabalhista afeta com frequência empresas como bancos e financeiras, que contam com muitos cargos desse tipo.
A tarefa de prevenção costuma ficar em boa parte por conta do departamento pessoal. Mas como evitar passivos trabalhistas em bancos e financeiras? Trazemos neste post 5 práticas de gestão que a área de Departamento Pessoal pode adotar para combater o problema.
1. Use a advocacia preventiva
Quando os trabalhadores têm uma relação de transparência e confiança com a empresa, os passivos trabalhistas tendem a ser reduzidos. E uma forma de se prevenir contra eles é usando o que se chama de advocacia preventiva.
Também conhecida como assessoria jurídica, essa tática consiste em contratar um escritório de advocacia ou um advogado para ajudar nas questões do dia a dia da empresa, em vez de procurá-lo pontualmente para resolver problemas que já estão em curso. Assim, a empresa economiza tempo, dinheiro e evita passivos trabalhistas no futuro.
O bom é que a assessoria pode ser contratada como prestação de serviços, sem necessitar de vínculo formal com a empresa. O advogado fica à disposição do departamento pessoal e juntos os dois podem fazer um planejamento para prevenir passivos, ajudando a empresa a cumprir a legislação à risca.
2. Mantenha os arquivos de cada funcionário
É importante ser organizado e manter um arquivo impresso e digital de cada funcionário, certificando-se de que estejam preenchidos corretamente. Isso permite consultas e ajuda a evitar passivos trabalhistas.
Os documentos devem ser organizados e arquivados, tanto os originais, em papel, quanto uma versão digitalizada deles. Devem constar nesse arquivo folhas de pagamento, contratos, registros de ponto, atestados, dentre outros, em uma espécie de dossiê de cada funcionário.
Usar um sistema de controle de ponto ajudará, pois o cálculo do ponto terá exatidão, reduzindo falhas humanas, e ficará organizado mais facilmente em relatórios que muitas vezes são gerados automaticamente, tornando a equipe de departamento pessoal mais produtiva
3. Faça auditorias internas
Uma ideia para evitar passivos trabalhistas é ter um comitê interno formado por colaboradores de áreas diversas que vai ajudar na verificação de contratos, analisar processos como o folha de pagamento, ver se a legislação está sendo cumprida etc.
Na falta de pessoas qualificadas internamente para esse processo, uma consultoria pode ser contratada. Seja formado por pessoas internas ou externas, o objetivo é que esse grupo efetue um trabalho de prevenção.
4. Adeque-se ao Esocial e evite passivos trabalhistas
Em vigor para todas as empresas a partir de 2018, o Esocial é o sistema unificado do Governo Federal que serve para enviar informações sobre os trabalhadores a um banco de dados.
Essa é uma boa maneira de as empresas modernizarem seus sistemas de gestão e unificarem informações que muitas vezes são repetidas em áreas diferentes. Empresas que não se adequarem serão penalizadas. Por isso, priorize a adequação ao Esocial em seu trabalho para evitar passivos trabalhistas.
5. Faça um controle efetivo da jornada de trabalho
A maioria das empresas sabe que registrar o ponto é importante, usando, de preferência, um software de ponto para isso. Mas não é só a jornada comum que deve ser controlada. Horas extras, por exemplo, são uma fonte comum de passivos trabalhistas. Nesse caso, o que fazer? Como desestimular a prática de horas extras?
Uma opção é usar para isso um software de controle efetivo da jornada de ponto. Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao software de marcação de ponto, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Trata-se de uma solução vantajosa porque oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo seu tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema de ponto da empresa. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada. Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao departamento pessoal para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio. Conheça mais sobre o Scua Logon neste link.
Esperamos ter mostrado algumas práticas de gestão eficientes para evitar passivos trabalhistas os bancos e financeiras. Nesse caso, o melhor é sempre prevenir!
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Caso já queira entender como podemos ajudá-lo no controle da jornada de trabalho da sua equipe, conheça mais sobre o Scua Logon pedindo um contato, sem compromisso, clicando aqui.
Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
